แนะนำโปรแกรม แอพพลิเคชั่น ที่จะช่วยให้คุณสะดวกสบายมากขึ้น

แนะนำโปรแกรม แอพพลิเคชั่น ที่จะช่วยให้คุณสะดวกสบายมากขึ้น

7ซอฟต์แวร์ทำงาน สำหรับการทำงานอยู่บ้านได้

7ซอฟต์แวร์ทำงาน

1. Clickup

เริ่มต้นกันที่ซอฟต์แวร์ด้าน Task Management (การจัดการการทำงาน) กันก่อน เราขอแนะนำไปที่ Clickup ซอฟต์แวร์จัดระเบียบงานที่มาพร้อมลูกเล่นมากมาย ตอบโจทย์ทุกธุรกิจ ทำให้การทำงานของพนักงานทั้งองค์กรลื่นไหล ไม่มีสะดุด การันตีความน่าเชื่อถือจากการใช้ในองค์กรอย่าง Google, Nike, Netflix, Airbnb, Uber นอกจากนั้น ClickUp ยังได้รางวัล Best Software 2019 โดย TaskReport และพึ่งรับเงินทุน $35 ล้านเหรียญจาก Craft Ventures เมื่อปีที่แล้วด้วย

2. Workplace By Facebook

เมื่อการทำงานแบบ Work From Home ทำให้การติดต่อสื่อสารกันของพนักงานในองค์กรไม่สามารถทำสะดวกเหมือนปกติตอนที่ได้มาทำงานร่วมกันในออฟฟิศ ดังนั้นถ้าจะมีสักซอฟต์แวร์นึงที่รวมพนักงานทั้งบริษัทเข้าไปอยู่ใน Community เดียวกันได้และที่สำคัญคือ “ใช้งานง่าย” ก็คงหนีไม่พ้นซอฟต์แวร์ที่เราอยากแนะนำอย่าง “Workplace”

โดย Workplace นั้นคือเครื่องมือติดต่อสื่อสารที่เชื่อมโยงทุกคนในบริษัทของคุณเข้าด้วยกัน แม้ว่าพวกเขาจะทำงานกันคนละที่ก็ตาม Workplace เป็นซอฟต์แวร์ที่พัฒนาขึ้นโดย Facebook ทำให้มีฟีเจอร์ที่ทุกคนคุ้นเคยเหมือน Facebook แทบจะทุกอย่าง ไม่ว่าจะเป็นฟีดข่าว ห้องกลุ่ม ฟีเจอร์แชท การเผยแพร่วิดีโอถ่ายทอดสด และอีกหลายฟีเจอร์ที่ถูกสร้างขึ้นเพื่อมาทดแทนพื้นที่การทำงานแบบเก่า เพราะฉะนั้นสำหรับพนักงานในองค์กรคนไหนที่กลัวว่าจะใช้งานซอฟต์แวร์ใหม่ ๆ ไม่เป็น ตัดปัญหานี้ทิ้งไปได้เลยครับ เพราะถ้าคุณเล่น Facebook เป็นคุณก็ต้องเล่น Workplace ได้ด้วย

3. Miro

Miro คือซอฟต์แวร์ด้าน Productivity ที่มาพร้อมการให้บริการหลัก ๆ คือ Online Whiteboard แบบ Infinite Canvas (กระดานไม่มีที่สิ้นสุด) ถามว่ามีฟีเจอร์แค่นี้ทำไมถึงสำคัญกับการทำงานแบบ Work From Home ผมบอกเลยครับว่านี่คือซอฟต์แวร์ของดีที่หลายองค์กรมองข้าม

เพราะการทำงานแบบปกติโดยเฉพาะสายงานด้าน Creative หรือ Marketing เวลาประชุมทีม Brainstrom กันแต่ละครั้งสิ่งที่จะขาดไม่ได้ในห้องประชุมนั่นก็คือกระดาน Whiteboard ที่จะคอยจดบันทึก วางกลยุทธ์ ระดมความคิดสร้างกระบวนการไอเดียต่าง ๆ ให้ผู้เข้าร่วมประชุมเห็นภาพการทำงานแบบเดียวกัน

4. PandaDoc

PandaDoc คือซอฟต์แวร์ด้านการจัดการเอกสารแบบ Paperless (ไม่ใช้กระดาษจริง) แบบทุกขั้นตอนตั้งแต่ สร้างเอกสาร ส่งเอกสาร อีกฝ่ายได้อ่านเอกสาร จนเขาเซ็นตกลงกลับมา (ผ่านE-Signature) พร้อมกับส่งช่องทางการชำระเงินคืนไปให้เขา (กรณีที่คุณมีการซื้อขาย) ปฏิเสธไม่ได้ว่าการทำงานบริษัทนั้นงานเอกสารคือสิ่งที่ทุกบริษัทไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่ล้วนต้องทำ แต่เมื่อมีสถานการณ์อย่างโควิด-19 ทำให้การทำงานเอกสารเกือบ 90% ต้องโยกย้ายมาอยู่ในออนไลน์

ซึ่งการเข้ามาของ PandaDoc นั้นจะเข้ามาช่วยลดขั้นตอนในการทำงานเอกสารของคุณลงได้มาก เพราะ PandaDoc คุณสามารถออกแบบเอกสารของคุณเองก็ได้หรือจะเอาเทมเพลตที่มีให้มาประยุกต์ใช้ก็ได้เช่นกัน

5. Supermetric

Supermetric คือซอฟต์แวร์ที่เปรียบเสมือนตัวกลางในการดูดข้อมูลสถิติต่าง ๆ จากหลากหลาย Data Sources มารวมเข้ามาไว้ที่เดียว และจัดเรียงใส่ใน Google Sheets, Excel, Data Studio, Big Query, API, หรือ Uploader ให้คุณอย่างเป็นระบบ จบในไม่กี่คลิก ซึ่งต้องบอกว่า Supermetric ถือว่าเป็นซอฟต์แวร์ที่ตอบโจทย์ปัญหาที่องค์กรหลายที่ในบ้านเรากำลังประสบปัญหานี้อยู่

เพราะเชื่อว่าปัญหาสำหรับคนทำงาน Marketing, Sales, AE, Project Manager หรือตำแหน่งอื่น ๆ ที่ต้องทำงานกับ Report (รายงาน) อยู่เป็นประจำจนกลายเป็นเพื่อนสนิทที่ต้องเจอหน้าทุกต้นสัปดาห์, สิ้นเดือนนั่นก็คือความวุ่นวายในการทำ Report แต่ละครั้งที่คุณต้องมา Copy&Paste จากเว็บนี้ที จากซอฟต์แวร์นี้ที เสียเวลาและวุ่นวายไปหมด

แถมบาง Report ลูกค้าขอเป็นกราฟ เป็นแผนภูมิต่าง ๆ ก็ต้องเพิ่มเวลาในการทำเข้าไปอีก กว่าเราจะทำเสร็จสัก 1 ไฟล์ก็กินเวลางานไปเป็นวัน ๆ (หรือมากกว่านั้นถ้าข้อมูลเยอะ) ยิ่งเป็นช่วง Work From Home ถ้าคุณเผลอทำ Report โดยใช้ระยะเวลานานขนาดนั้นเจ้านายหรือหัวหน้าอาจจะตำหนิเอาได้ง่าย ๆ เลย ดังนั้นในปีนี้ถ้าคุณมองเห็นแล้วว่าการทำ Report แบบเดิม ๆ เป็นอะไรที่คุณ “อยากเปลี่ยน” Supermetric คือซอฟต์แวร์ที่คุณตามหาครับ

6. Zapier

บางครั้งใน 1 วันทำงานของคุณ คุณอาจต้องงานในลักษณะงานซ้ำซาก ที่ต้องทำเป็นประจำเช่น ส่งอีเมลเนื้อความเดิม ก๊อปปี้และวางให้ลูกค้า 30 คน, ลูกค้ากรอก Lead ผ่านทางเว็บไซต์และคุณต้องกรอกชื่อและอีเมลติดผู้ต่อมา 50 คนต้อง ก๊อบปี้และวางลงใน Google Sheet หรืออื่น ๆ จริงอยู่ที่ Task งานลักษณะนี้คุณใช้เวลาทำไม่นาน แต่อย่าลืมว่าถ้าปริมาณงานเพิ่มขึ้น คุณก็ต้องคูณเวลาที่ใช้ทำเข้าไปอีก ทำให้บางครั้งคุณอาจจะต้องเสียเวลาทำงานไปหลายชั่วโมงต่อวัน

ดังนั้นถ้าจะให้พูดถึงซอฟต์แวร์ที่จะเข้ามาช่วยแก้ปัญหางานซ้ำซากได้อย่างมีประสิทธิภาพก็คงหนีไม่พ้น Zapier ซอฟต์แวร์ที่จะเข้ามาสร้าง Flow การทำงานแบบอัตโนมัติในองค์กร ผ่านซอฟต์แวร์, แอปพลิเคชันที่องค์กรคุณใช้

โดยเราจะแบ่งระบบการทำงานของ Zapier ออกเป็น 3 Part ยึดหลักจาก “การทำงานของปืน 1 กระบอก” ได้แก่

Trigger (ไกปืน) – คำสั่งเริ่มแรก เมื่อมีใครทำอะไรมา ตรงตาม Zap ปืนก็จะลั่นไก
Zap (ระบบภายในตัวปืน) – WorkFlow ของการทำงานทั้งหมดของ Zapier
Action (การยิงลูกกระสุนออกมา) – เมื่อได้รับคำสั่งแรกมา จะให้สร้างการกระทำอะไร
อธิบายให้เห็นภาพชัดขึ้น Zapier ก็คือเหมือนซอฟต์แวร์ตัวกลางที่จะเชื่อมต่อการทำงานของซอฟต์แวร์ หลายตัวเข้าด้วยกัน โดย Zapier จะให้คุณเขียนคำสั่งขึ้นมาในตอนแรก ว่าถ้ามี XXX เข้ามา จะให้ทำ XXX อะไร ผ่านซอฟต์แวร์ตัวไหน (หรือให้เกิดเป็น Action อะไร)

7. Geckoboard

มาถึงซอฟต์แวร์ตัวสุดท้ายที่เราอยากจะแนะนำนั่นก็คือตัว Geckoboard ซอฟต์แวร์สำหรับสาย Data หรือ Marketing ที่ต้องการอัปเดตข้อมูลสถิติต่าง ๆ (Insights) อยู่ตลอด ซึ่งจากปกติสมมติคุณต้องทำงานอยู่กับตัวเลขเหล่านี้จากหลายแหล่ง Data Source เช่น Facebook Business, Google Analytics หรืออื่น ๆ เวลาที่คุณอยากจะอัปเดต Insight เหล่านี้ก็ต้องคอยเข้าตัวนี้ ออกตัวนู้นวุ่นวายไปหมด แถมอาจจะทำให้การทำงานของคุณล่าช้าไปด้วย

แต่ถ้าองค์กรของคุณมีการนำ Geckoboard มาใช้ปัญหาที่กล่าวมาในตอนแรก เรียกว่าหายวั้บไปได้เลยครับเพราะตัว Geckoboard มีความสามารถในการรวมข้อมูลแบบ RealTime จากหลายแหล่ง Data Source มาแสดงไว้ในหน้า Dashboard เดียว เน้นทำข้อมูลให้ออกมาเป็นภาพที่เข้าใจง่าย ให้ทีมทุกคนเห็นสถานการณ์ของโปรเจกต์ในภาพเดียวกัน และ Geckoboard ยังมีความสามารถในการยิง Dashboard ขึ้นแสดงบนทีวีได้ จอใหญ่ขึ้น เห็นได้ชัดขึ้น ทั้งทีมเห็นข้อมูลสำคัญไปพร้อมกันและตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว

ที่มา: thegrowthmaster

Tags

แชร์: