7ซอฟต์แวร์ทำงาน

1. Clickup

เริ่มต้นกันที่ซอฟต์แวร์ด้าน Task Management (การจัดการการทำงาน) กันก่อน เราขอแนะนำไปที่ Clickup ซอฟต์แวร์จัดระเบียบงานที่มาพร้อมลูกเล่นมากมาย ตอบโจทย์ทุกธุรกิจ ทำให้การทำงานของพนักงานทั้งองค์กรลื่นไหล ไม่มีสะดุด การันตีความน่าเชื่อถือจากการใช้ในองค์กรอย่าง Google, Nike, Netflix, Airbnb, Uber นอกจากนั้น ClickUp ยังได้รางวัล Best Software 2019 โดย TaskReport และพึ่งรับเงินทุน $35 ล้านเหรียญจาก Craft Ventures เมื่อปีที่แล้วด้วย

2. Workplace By Facebook

เมื่อการทำงานแบบ Work From Home ทำให้การติดต่อสื่อสารกันของพนักงานในองค์กรไม่สามารถทำสะดวกเหมือนปกติตอนที่ได้มาทำงานร่วมกันในออฟฟิศ ดังนั้นถ้าจะมีสักซอฟต์แวร์นึงที่รวมพนักงานทั้งบริษัทเข้าไปอยู่ใน Community เดียวกันได้และที่สำคัญคือ “ใช้งานง่าย” ก็คงหนีไม่พ้นซอฟต์แวร์ที่เราอยากแนะนำอย่าง “Workplace”

โดย Workplace นั้นคือเครื่องมือติดต่อสื่อสารที่เชื่อมโยงทุกคนในบริษัทของคุณเข้าด้วยกัน แม้ว่าพวกเขาจะทำงานกันคนละที่ก็ตาม Workplace เป็นซอฟต์แวร์ที่พัฒนาขึ้นโดย Facebook ทำให้มีฟีเจอร์ที่ทุกคนคุ้นเคยเหมือน Facebook แทบจะทุกอย่าง ไม่ว่าจะเป็นฟีดข่าว ห้องกลุ่ม ฟีเจอร์แชท การเผยแพร่วิดีโอถ่ายทอดสด และอีกหลายฟีเจอร์ที่ถูกสร้างขึ้นเพื่อมาทดแทนพื้นที่การทำงานแบบเก่า เพราะฉะนั้นสำหรับพนักงานในองค์กรคนไหนที่กลัวว่าจะใช้งานซอฟต์แวร์ใหม่ ๆ ไม่เป็น ตัดปัญหานี้ทิ้งไปได้เลยครับ เพราะถ้าคุณเล่น Facebook เป็นคุณก็ต้องเล่น Workplace ได้ด้วย

3. Miro

Miro คือซอฟต์แวร์ด้าน Productivity ที่มาพร้อมการให้บริการหลัก ๆ คือ Online Whiteboard แบบ Infinite Canvas (กระดานไม่มีที่สิ้นสุด) ถามว่ามีฟีเจอร์แค่นี้ทำไมถึงสำคัญกับการทำงานแบบ Work From Home ผมบอกเลยครับว่านี่คือซอฟต์แวร์ของดีที่หลายองค์กรมองข้าม

เพราะการทำงานแบบปกติโดยเฉพาะสายงานด้าน Creative หรือ Marketing เวลาประชุมทีม Brainstrom กันแต่ละครั้งสิ่งที่จะขาดไม่ได้ในห้องประชุมนั่นก็คือกระดาน Whiteboard ที่จะคอยจดบันทึก วางกลยุทธ์ ระดมความคิดสร้างกระบวนการไอเดียต่าง ๆ ให้ผู้เข้าร่วมประชุมเห็นภาพการทำงานแบบเดียวกัน

4. PandaDoc

PandaDoc คือซอฟต์แวร์ด้านการจัดการเอกสารแบบ Paperless (ไม่ใช้กระดาษจริง) แบบทุกขั้นตอนตั้งแต่ สร้างเอกสาร ส่งเอกสาร อีกฝ่ายได้อ่านเอกสาร จนเขาเซ็นตกลงกลับมา (ผ่านE-Signature) พร้อมกับส่งช่องทางการชำระเงินคืนไปให้เขา (กรณีที่คุณมีการซื้อขาย) ปฏิเสธไม่ได้ว่าการทำงานบริษัทนั้นงานเอกสารคือสิ่งที่ทุกบริษัทไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่ล้วนต้องทำ แต่เมื่อมีสถานการณ์อย่างโควิด-19 ทำให้การทำงานเอกสารเกือบ 90% ต้องโยกย้ายมาอยู่ในออนไลน์

ซึ่งการเข้ามาของ PandaDoc นั้นจะเข้ามาช่วยลดขั้นตอนในการทำงานเอกสารของคุณลงได้มาก เพราะ PandaDoc คุณสามารถออกแบบเอกสารของคุณเองก็ได้หรือจะเอาเทมเพลตที่มีให้มาประยุกต์ใช้ก็ได้เช่นกัน

5. Supermetric

Supermetric คือซอฟต์แวร์ที่เปรียบเสมือนตัวกลางในการดูดข้อมูลสถิติต่าง ๆ จากหลากหลาย Data Sources มารวมเข้ามาไว้ที่เดียว และจัดเรียงใส่ใน Google Sheets, Excel, Data Studio, Big Query, API, หรือ Uploader ให้คุณอย่างเป็นระบบ จบในไม่กี่คลิก ซึ่งต้องบอกว่า Supermetric ถือว่าเป็นซอฟต์แวร์ที่ตอบโจทย์ปัญหาที่องค์กรหลายที่ในบ้านเรากำลังประสบปัญหานี้อยู่

เพราะเชื่อว่าปัญหาสำหรับคนทำงาน Marketing, Sales, AE, Project Manager หรือตำแหน่งอื่น ๆ ที่ต้องทำงานกับ Report (รายงาน) อยู่เป็นประจำจนกลายเป็นเพื่อนสนิทที่ต้องเจอหน้าทุกต้นสัปดาห์, สิ้นเดือนนั่นก็คือความวุ่นวายในการทำ Report แต่ละครั้งที่คุณต้องมา Copy&Paste จากเว็บนี้ที จากซอฟต์แวร์นี้ที เสียเวลาและวุ่นวายไปหมด

แถมบาง Report ลูกค้าขอเป็นกราฟ เป็นแผนภูมิต่าง ๆ ก็ต้องเพิ่มเวลาในการทำเข้าไปอีก กว่าเราจะทำเสร็จสัก 1 ไฟล์ก็กินเวลางานไปเป็นวัน ๆ (หรือมากกว่านั้นถ้าข้อมูลเยอะ) ยิ่งเป็นช่วง Work From Home ถ้าคุณเผลอทำ Report โดยใช้ระยะเวลานานขนาดนั้นเจ้านายหรือหัวหน้าอาจจะตำหนิเอาได้ง่าย ๆ เลย ดังนั้นในปีนี้ถ้าคุณมองเห็นแล้วว่าการทำ Report แบบเดิม ๆ เป็นอะไรที่คุณ “อยากเปลี่ยน” Supermetric คือซอฟต์แวร์ที่คุณตามหาครับ

6. Zapier

บางครั้งใน 1 วันทำงานของคุณ คุณอาจต้องงานในลักษณะงานซ้ำซาก ที่ต้องทำเป็นประจำเช่น ส่งอีเมลเนื้อความเดิม ก๊อปปี้และวางให้ลูกค้า 30 คน, ลูกค้ากรอก Lead ผ่านทางเว็บไซต์และคุณต้องกรอกชื่อและอีเมลติดผู้ต่อมา 50 คนต้อง ก๊อบปี้และวางลงใน Google Sheet หรืออื่น ๆ จริงอยู่ที่ Task งานลักษณะนี้คุณใช้เวลาทำไม่นาน แต่อย่าลืมว่าถ้าปริมาณงานเพิ่มขึ้น คุณก็ต้องคูณเวลาที่ใช้ทำเข้าไปอีก ทำให้บางครั้งคุณอาจจะต้องเสียเวลาทำงานไปหลายชั่วโมงต่อวัน

ดังนั้นถ้าจะให้พูดถึงซอฟต์แวร์ที่จะเข้ามาช่วยแก้ปัญหางานซ้ำซากได้อย่างมีประสิทธิภาพก็คงหนีไม่พ้น Zapier ซอฟต์แวร์ที่จะเข้ามาสร้าง Flow การทำงานแบบอัตโนมัติในองค์กร ผ่านซอฟต์แวร์, แอปพลิเคชันที่องค์กรคุณใช้

โดยเราจะแบ่งระบบการทำงานของ Zapier ออกเป็น 3 Part ยึดหลักจาก “การทำงานของปืน 1 กระบอก” ได้แก่

Trigger (ไกปืน) – คำสั่งเริ่มแรก เมื่อมีใครทำอะไรมา ตรงตาม Zap ปืนก็จะลั่นไก
Zap (ระบบภายในตัวปืน) – WorkFlow ของการทำงานทั้งหมดของ Zapier
Action (การยิงลูกกระสุนออกมา) – เมื่อได้รับคำสั่งแรกมา จะให้สร้างการกระทำอะไร
อธิบายให้เห็นภาพชัดขึ้น Zapier ก็คือเหมือนซอฟต์แวร์ตัวกลางที่จะเชื่อมต่อการทำงานของซอฟต์แวร์ หลายตัวเข้าด้วยกัน โดย Zapier จะให้คุณเขียนคำสั่งขึ้นมาในตอนแรก ว่าถ้ามี XXX เข้ามา จะให้ทำ XXX อะไร ผ่านซอฟต์แวร์ตัวไหน (หรือให้เกิดเป็น Action อะไร)

7. Geckoboard

มาถึงซอฟต์แวร์ตัวสุดท้ายที่เราอยากจะแนะนำนั่นก็คือตัว Geckoboard ซอฟต์แวร์สำหรับสาย Data หรือ Marketing ที่ต้องการอัปเดตข้อมูลสถิติต่าง ๆ (Insights) อยู่ตลอด ซึ่งจากปกติสมมติคุณต้องทำงานอยู่กับตัวเลขเหล่านี้จากหลายแหล่ง Data Source เช่น Facebook Business, Google Analytics หรืออื่น ๆ เวลาที่คุณอยากจะอัปเดต Insight เหล่านี้ก็ต้องคอยเข้าตัวนี้ ออกตัวนู้นวุ่นวายไปหมด แถมอาจจะทำให้การทำงานของคุณล่าช้าไปด้วย

แต่ถ้าองค์กรของคุณมีการนำ Geckoboard มาใช้ปัญหาที่กล่าวมาในตอนแรก เรียกว่าหายวั้บไปได้เลยครับเพราะตัว Geckoboard มีความสามารถในการรวมข้อมูลแบบ RealTime จากหลายแหล่ง Data Source มาแสดงไว้ในหน้า Dashboard เดียว เน้นทำข้อมูลให้ออกมาเป็นภาพที่เข้าใจง่าย ให้ทีมทุกคนเห็นสถานการณ์ของโปรเจกต์ในภาพเดียวกัน และ Geckoboard ยังมีความสามารถในการยิง Dashboard ขึ้นแสดงบนทีวีได้ จอใหญ่ขึ้น เห็นได้ชัดขึ้น ทั้งทีมเห็นข้อมูลสำคัญไปพร้อมกันและตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว

ที่มา: thegrowthmaster